Tất cả chúng ta đều đã từng ở đó—nhìn chằm chằm vào danh sách việc cần làm ngày càng dài ra và có cảm giác giống như một chuyến đi tội lỗi hơn là một công cụ tăng năng suất. Cho dù bạn có cố gắng thế nào đi chăng nữa, dường như không thể kiểm tra được mọi thứ và đến cuối ngày, bạn cảm thấy thất bại. Nếu danh sách việc cần làm của bạn trở thành nguồn gây căng thẳng hơn là một hướng dẫn hữu ích, thì bạn không đơn độc. Tin tốt là mọi chuyện không nhất thiết phải như vậy. Với một vài điều chỉnh đơn giản, bạn có thể biến danh sách áp đảo đó thành một hệ thống thực sự có hiệu quả với bạn chứ không phải chống lại bạn.
Hướng dẫn này của chuyên gia năng suất Tiago Forte giải thích bảy chiến lược thực tế dễ thực hiện, giúp kiểm soát nhiệm vụ của bạn, ưu tiên những gì thực sự quan trọng và loại bỏ cảm giác tội lỗi khi bỏ dở một số việc. Cho dù đó là học cách nắm bắt nhiệm vụ ngay lập tức, chỉ tập trung vào ba ưu tiên chính mỗi ngày hay sắp xếp công việc phù hợp với mức năng lượng của bạn, những mẹo này được thiết kế để giúp bạn làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.
Biến danh sách việc cần làm của bạn thành một công cụ năng suất
Những điểm chính của TL;DR:
- Viết ra các nhiệm vụ ngay lập tức để tránh quên chúng và giữ cho danh sách của bạn được cập nhật và có thể truy cập được.
- Áp dụng quy tắc hai phút: hoàn thành các nhiệm vụ mất ít hơn hai phút ngay lập tức thay vì thêm chúng vào danh sách của bạn.
- Nhiệm vụ diễn đạt bằng ngôn ngữ cụ thể, có thể thực hiện được để làm cho chúng rõ ràng và dễ giải quyết hơn.
- Bao gồm tất cả các chi tiết có liên quan (ví dụ: số điện thoại, liên kết) trong công việc của bạn để tiết kiệm thời gian và giảm bớt khó khăn sau này.
- Tập trung vào ba nhiệm vụ chính hàng ngày để ưu tiên công việc có tác động cao và tránh cảm giác choáng ngợp.
1. Nắm bắt nhiệm vụ ngay lập tức
Một trong những bước quan trọng nhất để tạo danh sách việc cần làm hiệu quả là ghi lại các nhiệm vụ ngay khi chúng xuất hiện trong đầu. Dựa vào trí nhớ làm tăng nguy cơ quên đi những trách nhiệm quan trọng, điều này có thể dẫn đến căng thẳng không cần thiết và bỏ lỡ cơ hội. Sử dụng các công cụ như điện thoại thông minh, đồng hồ thông minh hoặc sổ ghi chép đơn giản để ghi lại các công việc mọi lúc mọi nơi. Bằng cách giữ cho danh sách của bạn được cập nhật và dễ dàng truy cập, bạn sẽ đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót. Thói quen này không chỉ giúp bạn ngăn nắp mà còn giải phóng không gian tinh thần cho những suy nghĩ quan trọng hơn.
2. Sử dụng quy tắc hai phút
Quy tắc hai phút là một cách đơn giản nhưng hiệu quả cao để ngăn danh sách việc cần làm của bạn trở nên lộn xộn với những nhiệm vụ nhỏ nhặt. Nếu một nhiệm vụ mất ít hơn hai phút để hoàn thành, đừng thêm nó vào danh sách của bạn—hãy thực hiện nó ngay lập tức. Ví dụ: trả lời email nhanh, nộp tài liệu hoặc cất đồ đạc có thể được xử lý ngay tại chỗ. Bằng cách giải quyết ngay những nhiệm vụ nhỏ này, bạn sẽ giữ cho danh sách của mình tập trung vào những trách nhiệm quan trọng hơn đòi hỏi thời gian và sự chú ý tận tâm. Cách tiếp cận này cũng giúp bạn duy trì động lực suốt cả ngày.
Tại sao danh sách việc cần làm của bạn không hoạt động – Và cách khắc phục
Dưới đây là các hướng dẫn bổ sung từ thư viện bài viết mở rộng của chúng tôi mà bạn có thể thấy hữu ích về các công cụ quản lý Tác vụ.
3. Viết các nhiệm vụ cụ thể và khả thi
Cách bạn diễn đạt nhiệm vụ của mình có thể tác động đáng kể đến mức độ dễ quản lý của chúng. Những mô tả mơ hồ thường dẫn đến sự trì hoãn hoặc nhầm lẫn, khiến các nhiệm vụ có vẻ khó khăn hơn thực tế. Thay vào đó, hãy viết các nhiệm vụ bằng ngôn ngữ rõ ràng, có thể thực hiện được để chỉ định bước tiếp theo. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch dự án”, hãy thử “Dự thảo đề cương dự án” hoặc “Yêu cầu dự án nghiên cứu”. Mức độ cụ thể này làm cho nhiệm vụ trở nên cụ thể hơn, dễ giải quyết hơn và ít đáng sợ hơn. Bằng cách chia nhiệm vụ thành các bước có thể thực hiện được, bạn sẽ tăng cường được cả sự rõ ràng lẫn động lực.
4. Bao gồm các chi tiết có liên quan
Một danh sách việc cần làm được tổ chức tốt sẽ cung cấp tất cả thông tin bạn cần để hoàn thành từng nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ví dụ: nếu bạn cần gọi điện, hãy đưa số điện thoại vào phần mô tả nhiệm vụ. Tương tự, đính kèm liên kết, địa chỉ hoặc bất kỳ chi tiết liên quan nào khác có thể được yêu cầu. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu tìm kiếm thông tin sau này, tiết kiệm thời gian và giảm bớt rắc rối khi bạn sẵn sàng hành động. Bằng cách đảm bảo nhiệm vụ của bạn được trang bị đầy đủ ngữ cảnh cần thiết, bạn sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và giảm thiểu sự gián đoạn.
5. Tách nội dung khỏi các nhiệm vụ có thể thực hiện được
Việc kết hợp việc tiêu thụ nội dung—chẳng hạn như bài viết, video hoặc podcast—với các nhiệm vụ có thể thực hiện được có thể khiến danh sách việc cần làm của bạn trở nên quá tải và vô tổ chức. Thay vào đó, hãy sử dụng ứng dụng hoặc hệ thống quản lý nội dung chuyên dụng để lưu trữ phương tiện bạn muốn xem lại sau. Việc tách biệt các nhiệm vụ có thể thực hiện được khỏi nội dung sẽ đảm bảo rằng danh sách của bạn vẫn tập trung và có thể quản lý được. Sự khác biệt này cũng cho phép bạn tương tác với nội dung vào thời điểm thích hợp hơn mà không làm bạn mất tập trung khi hoàn thành các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao.
6. Tập trung vào ba nhiệm vụ chính mỗi ngày
Để tránh cảm giác choáng ngợp trước danh sách trách nhiệm vô tận, hãy giới hạn những ưu tiên hàng ngày của bạn ở ba nhiệm vụ thiết yếu. Cách tiếp cận này buộc bạn phải tập trung vào những gì thực sự quan trọng và đảm bảo năng lượng của bạn được hướng vào công việc có tác động cao. Bằng cách thu hẹp sự tập trung của mình, bạn sẽ hoàn thành được nhiều nhiệm vụ có ý nghĩa hơn và trải nghiệm cảm giác đạt được thành tựu lớn hơn vào cuối ngày. Ví dụ: xác định ba nhiệm vụ phù hợp với mục tiêu dài hạn của bạn hoặc có thời hạn trước mắt nhất và đặt chúng thành ưu tiên hàng đầu của bạn.
7. Sắp xếp nhiệm vụ phù hợp với mức năng lượng của bạn
Mức năng lượng của bạn dao động một cách tự nhiên trong suốt cả ngày, vì vậy điều quan trọng là lập kế hoạch cho nhiệm vụ của bạn cho phù hợp. Dành những khoảng thời gian năng lượng cao cho công việc phức tạp hoặc đòi hỏi khắt khe, chẳng hạn như lập kế hoạch chiến lược, giải quyết vấn đề hoặc các dự án sáng tạo. Lưu lại những công việc nhẹ nhàng hơn, ít quan trọng hơn—chẳng hạn như trả lời email hoặc sắp xếp tệp—cho những lúc năng lượng của bạn suy giảm. Ví dụ: nếu bạn tỉnh táo nhất vào buổi sáng, hãy giải quyết những nhiệm vụ khó khăn nhất trong thời gian đó. Bằng cách sắp xếp công việc phù hợp với mức năng lượng của mình, bạn sẽ tối đa hóa năng suất và tránh bị kiệt sức.
Điều chỉnh lại tư duy của bạn về năng suất
Một trong những thay đổi có tác động mạnh mẽ nhất mà bạn có thể thực hiện là thay đổi suy nghĩ về những nhiệm vụ còn dang dở. Chấp nhận rằng bạn không thể hoàn thành mọi thứ trong danh sách và tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Hãy loại bỏ cảm giác tội lỗi về những việc còn chưa hoàn thành và coi việc ưu tiên là một kỹ năng chứ không phải là một thất bại. Quan điểm này không chỉ làm giảm căng thẳng mà còn giúp bạn duy trì mối quan hệ lành mạnh hơn với danh sách việc cần làm của mình. Bằng cách tập trung vào sự tiến bộ hơn là sự hoàn hảo, bạn sẽ thấy dễ dàng duy trì động lực và làm việc hiệu quả hơn.
Danh sách việc cần làm của bạn không nhất thiết phải là nguồn gốc của sự thất vọng. Bằng cách áp dụng những chiến lược này, bạn có thể tạo ra một hệ thống phù hợp với mình thay vì chống lại bạn. Từ việc nắm bắt nhiệm vụ ngay lập tức cho đến điều chỉnh chúng phù hợp với mức năng lượng của bạn, mỗi điều chỉnh đều giúp bạn làm việc thông minh hơn và hiệu quả hơn. Bằng cách áp dụng tư duy ưu tiên sự tiến bộ có ý nghĩa, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc tổ chức, tập trung và không căng thẳng. Với những kỹ thuật thực tế này, danh sách việc cần làm của bạn có thể trở thành một công cụ đáng tin cậy để đạt được mục tiêu và quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả.
Tín dụng truyền thông: Tiago Forte
Filed Under: Tin tức tiện ích
Ưu đãi tiện ích Geeky mới nhất
Tiết lộ: Một số bài viết của chúng tôi bao gồm các liên kết liên kết. Nếu bạn mua thứ gì đó thông qua một trong những liên kết này, Geeky Gadgets có thể kiếm được hoa hồng liên kết. Tìm hiểu về Chính sách tiết lộ của chúng tôi.
